“四步法”讓公司流程管理走在前列
in 紹興柯橋濱海供水有限公司 by 曹丹
公司規(guī)章制度及工作流程修編工作于3月24日發(fā)文正式啟動，歷時5個月，于8月底全面收官完成。本次修編共計制度修訂111項，匯編流程197項，其中需上線129項工作流程（制度修訂后各系統(tǒng)新增搭建流程95項），截至8月底已全面完成，上線率100%。隨著工作的全面收官，逐步形成了一套“一、二、三、四”的流程圖工作規(guī)范法則，具體如下：成立一個小組。成立流程圖編制專項小組，由公司黨支部副書記傅小春同志任組長，副總經(jīng)理葛青峰同志任副組長，其余各部門指定一位流程圖編制專員任成員。小組每周召開匯報會議，商議討論流程圖編制成果、進度以及過程中存在的問題，并明確下階段工作目標。建立兩支隊伍。一是由各部門指定一位流程圖編制專員組成，負責所在部門業(yè)務流程、工作標準、表單的收集整理，對工作流程進行修訂、補充和完善，并統(tǒng)一繪制成圖。二是由信息技術部若干骨干成員組織，負責對提交的工作流程圖進行再次審核及需求確認，并實施上線搭建、調(diào)試工作，實現(xiàn)工作流程與信息化建設有效銜接分成三段實施。一是首先全面開展公司所有流程修編（新增）工作，該項工作于6月底全面完成。所有新增修訂的制度均需提交由公司領導及各部門經(jīng)理組成的審議會議進行審議，確保制度修訂的完整性、可行性和規(guī)范性。二是流程圖編制專項小組根據(jù)最終發(fā)文的制度進行流程圖的梳理、編寫。根據(jù)計劃，提交每周的流程圖編制會議討論，討論完成后需上線的，提交工作流程上線申請流程進行上線申請。三是信息技術部流程圖搭建人員根據(jù)流程上線申請流程內(nèi)容進行流程上線搭建及調(diào)試工作，流程運行滿1個月且暫無任何問題以后，流程成為正式流程。 形成四化成效。一是智能化：所有流程本著“能上線就上線”的原則，除費用報銷、合同審批等必需要紙質(zhì)審批留檔的流程，所有流程基本采用線上流轉(zhuǎn)形式，手機上即可完成流程審批，有效縮短了審批時間，節(jié)約了不必要的紙質(zhì)浪費。二是數(shù)字化：上線流程流轉(zhuǎn)完畢后，均會形成對應的歸檔記錄，記錄以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，形成一個有序結構的檔案信息庫，可隨時調(diào)取利用，實現(xiàn)資源共享。三是精細化：管理精細化，線上流程的流轉(zhuǎn)，讓每個節(jié)點的接收時間、辦理時間都有據(jù)可查，同時根據(jù)流程圖編制內(nèi)容對每個節(jié)點設置節(jié)點辦理時效，讓每次考核都有理可依。尤其在時間長、節(jié)點多的用戶接水流程中，每個節(jié)點精細化的管理有效助力了公司三服務工作。四是規(guī)范化：流程圖編制的工作開展，總結出了一套“一、二、三、四”的流程圖工作規(guī)范法則，為指導公司近遠期的工作有序開展，奠定了“規(guī)范化”的基礎。